バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは？見分け方など徹底比較

事務所を借りる費用を節約したい場合の選択肢としてバーチャルオフィスとレンタルオフィスがあります。それぞれ法人登記で住所利用できる点は同じです。ただし、バーチャルオフィスとレンタルオフィスではサービス内容の細かな点に違いがあります。

本記事ではバーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いや見分け方について徹底比較しました。バーチャルオフィスとレンタルオフィスのどちらを利用するかで悩んでいる方は参考にしてください。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスについて

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの特徴をそれぞれ紹介します。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは事業に利用できる住所を貸し出すサービスです。物理的なスペースを有さず、オフィスの住所だけを提供しています。そのため、バーチャルオフィスを利用する場合は、業務をする空間を別に用意しなければいけません。

個人事業主でも法人でも、事業を行うためには住所が必要です。事業用の住所を用意することで、法人登記などの公的手続きや郵便物の受け取り、銀行口座の開設などを行えます。ホームページや名刺などにも事業者の住所を記載する必要があり、取引先にも伝えなければいけない場合が多いです。

自宅の住所を事業者としての住所にするのはプライバシーの問題があります。しかし、オフィス事務所を借りるには高額の費用がかかる点が問題です。そこで、事業用の住所のみを借りられるバーチャルオフィスを利用するケースが出てきます。

バーチャルオフィスといっても、サービス内容はそれぞれ大きく異なるものです。事業用の住所の貸し出しだけではなく、郵便物の転送や電話の取次、会議室の提供などさまざまなサービスがあります。そのため、レンタルオフィスとの違いが曖昧になるケースもあるため注意しましょう。

レンタルオフィスとは

レンタルオフィスは複数の専有スペースが用意されていて、その中の1つと契約して利用できるサービスです。一般的なオフィス事務所とは異なり、オーナーと賃貸借契約を交わしません。サービスや施設の利用契約を運営会社と締結するため、借地借家法の対象外であり、原状回復義務も適用されないのが特徴です。

レンタルオフィスにはあらかじめオフィス家具が完備されています。インターネット環境も整っており、契約すればすぐにビジネスを始められるのがオフィス事務所との大きな違いです。

注意点として、レンタルオフィスでは会議室やコピー・スキャナーなどの機器を共有して利用します。そのため、オフィス事務所と比較すると情報漏洩のリスクに注意しなければいけません。

レンタルオフィスはオフィス事務所よりも安い賃料で利用できるのがメリットです。レンタルオフィスの住所でも法人登記はできます。オフィス空間を利用したいけれども、できるだけ費用を抑えたい事業者にレンタルオフィスはオススメです。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いを比較・見分け方は？

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いを以下にまとめました。

	バーチャルオフィス	レンタルオフィス
オフィススペース	✕(コワーキングスペースを利用できるケースがある)	◯
オフィス設備	✕(コワーキングスペースや会議室に設備が用意されているケースがある)	◯
法人登記	◯	◯
許認可	◯(個別専有スペースが必要な場合は不可)	◯(業種によっては要件を満たさない)
月額料金	月額数百円～数千円程度	月額数万円
入会審査	比較的審査に通りやすい	バーチャルオフィスよりも審査が厳しい
法人口座の開設	◯(一部の金融機関では不可)	◯
郵便物や宅配物の取り扱い	郵便物や宅配物の受取や転送に対応できる	郵便物や宅配物の受取や転送に対応できる
電話番号	固定電話番号を取得できるサービスがある	固定電話番号を取得できるサービスがある

バーチャルオフィスとレンタルオフィスのそれぞれの特徴は上記の通りです。オフィススペースとオフィス設備は基本的にレンタルオフィスにしか用意されていません。ただし、バーチャルオフィスの場合でも、コワーキングスペースや貸し会議室が用意されているケースがあります。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスはいずれも法人登記が可能です。許認可の取得は業種によります。個別専有スペースが要求される場合は、許認可が取得できないケースがあるため注意しましょう。

月額料金はバーチャルオフィスの場合で数百円～数千円程度です。一方、レンタルオフィスの場合は月額数万円程度の費用がかかります。ただし、サービスによって料金は大きく異なるため比較することが大切です。

入会審査はバーチャルオフィスの方が比較的通りやすくなっています。レンタルオフィスの場合は、サービスによっては審査が厳しいケースもあるため注意しましょう。

法人口座の開設はバーチャルオフィスとレンタルオフィスの両方で可能です。ただし、一部の金融機関では認められないケースもあります。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスのいずれでも郵便物や宅配物の受取に対応しているケースが多いです。中には転送まで行ってくれるサービスもあります。固定電話を取得できるサービスを用意しているケースも少なくありません。

上記のようにバーチャルオフィスとレンタルオフィスは共通している点もあれば異なっている点もあります。

バーチャルオフィスのメリット・デメリット

バーチャルオフィスのメリット・デメリットをそれぞれ紹介します。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスを利用するメリットを以下にまとめました。

それではバーチャルオフィスのメリットを詳しくみていきます。

起業のためにかかる初期費用・ランニングコストを抑えられる

バーチャルオフィスはレンタルオフィスと比較して初期費用や月額料金が安い点が大きなメリットです。中には初期費用がかからないサービスもあります。月々の料金は高くても数千円程度であり、事業を進める上でのランニングコストも大幅に抑えられるでしょう。少ない資金しかないためできるだけお金をかけずに起業したいと考えているならばバーチャルオフィスはオススメできます。

一等地の住所を安価で利用できる

バーチャルオフィスを利用することで一等地の住所を安価で利用できる点がメリットです。たとえば、新宿や渋谷といった一等地の住所をバーチャルオフィスで利用できます。一等地の住所であっても、数千円の月額料金で利用可能です。実際に都心の一等地の事務所を借りるとなると毎月100万円以上の費用がかかるケースもあります。安価で一等地の住所を借りて、会社の信頼性やイメージをアップできるのはバーチャルオフィスの大きなメリットです。

すぐに契約できる

バーチャルオフィスは時間をかけずにすぐ契約して住所を利用できるのがメリットです。審査は最短で即日に終わるケースがあります。審査が終わり、料金を支払えば、すぐに法人登記の住所として利用できます。実際に事務所を借りるとなると審査に時間がかかり、多くの手続きが発生するものです。バーチャルオフィスであれば、素早く契約して住所を利用できるため、スピーディーに起業の準備を進められます。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスのデメリットは以下の通りです。

バーチャルオフィスのデメリットをそれぞれ詳しく紹介します。

法人口座の開設が難しいケースがある

バーチャルオフィスの住所では法人口座の開設ができないケースがあります。犯罪目的でバーチャルオフィスの住所を利用して法人を設立するケースがあるからです。そのため、しっかりと事業内容を説明できる書類を用意して説明できることが求められます。バーチャルオフィスの住所で法人口座を開設したい場合は、審査の対策をしておきましょう。

許認可を得られないケースがある

バーチャルオフィスの住所では許認可を得られないケースがあります。一部の事業の許認可については、事務所に専有スペースがあることが要件となっているからです。許認可の取得の予定があるならば、事務所に関する要件を確認しておきましょう。

運営会社の倒産や事業の撤退のリスクがある

バーチャルオフィスを利用する場合は、運営会社の倒産や事業撤退のリスクに注意しなければいけません。運営会社がバーチャルオフィスのサービスから撤退すれば、住所を利用できなくなります。別の住所に移る必要があり、余計に費用がかかるでしょう。事前に運営会社が信用できるか確認することが大切です。

レンタルオフィスのメリット・デメリット

レンタルオフィスを利用するメリットとデメリットを紹介します。

レンタルオフィスのメリット

レンタルオフィスのメリットを以下にまとめました。

レンタルオフィスのメリットを詳しくみていきます。

入居してすぐに業務を始められる

レンタルオフィスは入居してすぐに業務を始められる点がメリットです。レンタルオフィスで借りたスペースには、すでにオフィス家具やOA機器などが完備されています。インターネット環境も整備されており、仕事をするための環境は万全です。家具や備品の導入や内装工事をすることなく、入居してすぐ仕事を始められます。オフィスとしての環境を整えるための費用や時間の節約ができる点がメリットです。

契約の延長や解約で柔軟な対応ができる

レンタルオフィスは賃貸オフィスよりも契約の延長や解約について柔軟な対応ができるのがメリットです。一般的な賃貸オフィスは数年単位で契約を結ぶことになり、途中で解約すると多額の違約金を請求されます。レンタルオフィスの場合は半年や1年など短期の契約が可能です。将来的に人員が増員する可能性を想定して短期間だけ契約することもできます。契約期間の設定の仕方で柔軟な対応を取れるのがレンタルオフィスのメリットです。

清掃をする必要がない

レンタルオフィスは清掃やゴミ捨てなどの手間がほとんどかからない点がメリットです。共有スペースが多く、運営会社が定期的に清掃してくれます。また、専有しているスペースの清掃やゴミ捨てなども運営会社が対応してくれるケースは多いです。清掃やゴミ捨てなどの対応を考える必要がなく、常に清潔な環境で仕事ができます。

スペースの種類が豊富にある

レンタルオフィスにはさまざまなタイプの店舗があり、1つの店舗の中でも複数の種類のスペースを用意しているケースが多いです。そのため、それぞれの都合に合わせて最適なスペースを選べます。人員が少ない場合は、最小限のスペースを借りて費用を抑えることが可能です。人員が多い事業者のために大きなスペースを用意しているレンタルオフィスもあります。

コワーキングスペース・レンタルオフィスを探すならHub Spaces（ハブスペ）がおすすめ。

全国の様々な形態のシェアオフィスを手軽に探せるポータルサイトです。エリア、月額金額、個室、キーワード検索など条件を入力することで、条件にぴったりのオフィスを検索ができます。オフィス紹介ページには、他の方の利用者の口コミも掲載されています。

レンタルオフィスのデメリット

レンタルオフィスのデメリットを以下にまとめました。

レンタルオフィスのデメリットを詳しく紹介します。

料金が割高になるケースがある

レンタルオフィスでは基本プランだけでは不便なためにオプションサービスを利用するケースが多いです。さまざまなオプションを利用することで便利になるのですが、料金が割高になるケースがあるため注意しましょう。プランやオプションの料金を細かく確認しておかないと、通常の賃貸オフィスと変わらない程度の料金を請求されることもあります。

セキュリティの対策が難しい

レンタルオフィスは1つのフロアにいくつもの事業者が入っていて、セキュリティの対策が難しい点がデメリットです。たとえば、OA機器は共有スペースに設置されているケースが多く、情報漏洩のリスクがあります。商談スペースが簡易的な仕切りで区分けされていて話し声が筒抜けになることも多いです。一般的な賃貸オフィスと比較するとプライバシーの点で問題がある点に注意しましょう。

改装できない

レンタルオフィスは自由に改装できない点がデメリットです。スペースに用意されているオフィス家具や機器を勝手に入れ替えることはできません。内装工事をすることも不可能です。レンタルオフィスでは与えられた環境で仕事を進める必要があります。事前にどのような設備や機器が整っていて、内装レイアウトがどのようになっているのか確認しておくことが大切です。好みに合わない環境では仕事の効率が悪くなり不満を覚えるでしょう。広いスペースが必要な仕事や特別な設備や機材が必要になる仕事にレンタルオフィスは向いていません。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの選ぶポイント

バーチャルオフィスとレンタルオフィスを選ぶポイントをそれぞれ紹介します。

バーチャルオフィスを選ぶポイント

バーチャルオフィスを選ぶ際には以下のポイントを意識しましょう。

バーチャルオフィスを選ぶ上で特に重要になるのが所在地です。バーチャルオフィスで契約する店舗の住所で法人登記します。住所にブランド価値を求めるならば、どこに所在しているのか、法人登記で登録する住所はどこなのか確認しましょう。

運営会社の実績をチェックすることも大切です。これまでに5年や10年以上運営してきた会社のサービスであれば、すぐに倒産する心配はありません。設立してすぐの会社がバーチャルオフィスを運営している場合は信頼性が低いため避けることをオススメします。

貸し会議室やセミナースペースの有無も確認しましょう。バーチャルオフィスを利用する場合でも商談や会議などのスペースが必要になるケースがあります。取引先とどうしても打ち合わせや話し合いをしなければいけない場合があるからです。このようなケースで利用できるスペースを貸し出しているかどうか確認しましょう。

利用料金を調べておくことも重要です。初期費用と月額料金をそれぞれ確認しましょう。バーチャルオフィスを利用するのであれば、月額料金が1万円以内に収まることを目安にします。1万円以上かかるならば、バーチャルオフィスとしては割高です。

契約や解約できる期間や違約金の発生基準も調べておきましょう。最低契約期間が決まっているケースがあります。また、解約の条件についても確認しておきましょう。違約金が発生する条件を満たすと高額の違約金を請求されるケースもあります。契約や解約、更新の条件を細かく調べておくことで、後でトラブルを避けられるでしょう。

レンタルオフィスを選ぶポイント

レンタルオフィスを選ぶポイントを以下にまとめました。

レンタルオフィスは1つのビルを多くの事業者が共用で利用しています。そのため、情報漏洩のリスクが常に存在しており、セキュリティ対策が重要です。たとえば、完全個室を用意しているか、スタッフが常駐しているか、専用のSSIDや暗号キーを用意しているかといった点に注目しましょう。

レンタルオフィスの間取りや部屋の仕切り方にも注意が必要です。どのような間取りの部屋が用意されていて、他の部屋とどのようにして仕切られているのか確認します。単にパーティションで区切られているだけで、他の部屋の声がはっきり聞こえるような環境も多いです。実際に内覧をした上で部屋の区切り方や間取りなどを確認しましょう。

用意されている会議室の数と稼働率を確かめることも大事です。十分な数の会議室が用意されており、利用したいときにスムーズに使えるかどうかチェックしましょう。会議室が常に予約で一杯であり、なかなか利用できないケースは少なくありません。契約前に会議室をスムーズに使える状態にあるのか確認しましょう。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスに関するよくある質問

バーチャルオフィスやレンタルオフィスに関してよくある質問と回答を紹介します。

看板を出せますか？

バーチャルオフィスやレンタルオフィスの中には看板を掲げられるサービスを実施しているケースがあります。月額料金を支払って、用意した看板の掲示が可能です。ただし、特定の店舗でしか対応していない場合があります。また、基本的に看板の作成は自分たちで行わなければいけない場合が多いです。

バーチャルオフィスの店舗に郵便物や宅配物が届いたらどうなるの？

バーチャルオフィスの店舗に届いた郵便物や宅配物は常駐しているスタッフが保管してくれます。中には、指定した住所への転送に対応するサービスも多いです。転送サービスは基本プランに含まれるケースと、オプションでのみ対応のケースがあります。また、郵便物や宅配物が届いたときに電話やメール、LINEなどでの報告に対応してくれるケースがあるため確認しておきましょう。

バーチャルオフィスやレンタルオフィスの利用で保証人は必要ですか？

バーチャルオフィスやレンタルオフィスの利用で保証人を求められるケースは少ないです。緊急連絡先のみで利用できるサービスが一般的といえます。ただし、サービスによっては、保証人を求められるケースもあるため注意しましょう。また、保証会社への加入や連帯保証人を求められる場合もあるため、事前に確認しておくことが大切です。

バーチャルオフィスやレンタルオフィスを解約するにはどうすればいいですか？

バーチャルオフィスやレンタルオフィスの解約は、事前の連絡が必要です。一般的には解約希望日の1ヶ月前までの連絡が求められることが多いでしょう。退会のための必要書類を提出して受理されれば解約が成立します。

バーチャルオフィスやレンタルオフィスの住所で法人登記していた場合は、住所利用や登記を終了したことを証明する書類が必要です。履歴事項証明書や閉鎖登記簿謄本などを提出しましょう。住所利用や法人登記が終了したことが確認されれば解約できます。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いまとめ

バーチャルオフィスは専有できるオフィススペースが用意されておらず、レンタルオフィスは個別のスペースが用意されているのが大きな違いです。業務を行うスペースが必要かどうかによって、バーチャルオフィスとレンタルオフィスのうち最適なサービスを選ぶと良いでしょう。バーチャルオフィスやレンタルオフィスを上手く活用することでコストを抑えながらブランドイメージの高い住所で法人登記ができます。