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バーチャルオフィスとは?メリット・デメリットや注意点を解説

バーチャルオフィスとは?メリット・デメリットや注意点を解説

オフィス事務所を借りる費用が気になる方におすすめできるサービスがバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスを利用することで、住所利用や郵便物の転送などさまざまなサービスを受けられます。しかし、バーチャルオフィスの利用で注意するべき点もあるため気をつけましょう。

そこで、本記事ではバーチャルオフィスを利用するメリット・デメリットや注意点まで紹介します。バーチャルオフィスの利用を検討している方は参考にしてください。

目次

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは物理的な空間は提供されず、事業用の住所のみを貸し出すサービスです。バーチャルオフィスを利用すれば、法人登記も行えます。ただし、実際にバーチャルオフィスで提供しているサービスの内容は業者によって大きく異なるものです。そのため、事前にサービス内容を調べた上で、希望に合ったサービスを提供するバーチャルオフィスの業者を見つけましょう。

バーチャルオフィスが提供するサービス

バーチャルオフィスの業者が提供している主なサービスを以下にまとめました。

  • 住所利用
  • 法人登記
  • 郵便物転送
  • 郵便物来店受取
  • 電話・FAX転送
  • 固定電話番号
  • 電話秘書代行
  • 貸し会議室
  • 来客対応

バーチャルオフィスと契約をすれば、住所を自由に利用できます。たとえば、名刺やホームページへの住所の記載が可能です。また、バーチャルオフィスの住所を用いて法人登記できます。

他にも、郵便物の転送や郵便物の来店受取、電話・FAX転送など便利なサービスが多いです。固定電話番号を取得できるバーチャルオフィスがあります。電話への応対をしてくれる電話秘書代行のサービスを提供する業者も少なくありません。貸し会議室や来客対応といったサービスも便利です。

ただし、すべての業者が上記のサービスを提供しているわけではありません。また、同じ業者のサービスでもプランによって提供するサービスの内容に違いがあります。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いをまとめると以下の通りです。

バーチャルオフィスレンタルオフィス
個室✕(同じ建物内でコワーキングスペースを提供しているケースがある)
オフィス設備✕(同じ建物内でコワーキングスペースを提供しているケースがある)
法人登記
法人口座◯(審査で落ちるケースがある)◯(審査で落ちるケースがある)
許認可
費用月数百円~数千円月数万円
郵便物や宅配物◯(業者による)◯(業者による)
電話番号◯(業者による)◯(業者による)
貸し会議室◯(業者による)◯(業者による)

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの大きな違いは業務ができる個室やオフィス設備があるかどうかです。

バーチャルオフィスでは物理的なオフィス空間は基本的に利用できません。そのため、オフィス設備も用意されておらず、業務を進める環境を自分で確保する必要があります。一方、レンタルオフィスの場合は、オフィス設備の整った個室が用意されており、業務スペースを確保できるのが特徴です。

また、物理的な業務スペースを持っていないバーチャルオフィスでは許認可の要件を満たさないケースがあります。レンタルオフィスで独立した空間を確保できる場合は、許認可の取得が可能です。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスはいずれも法人登記ができます。法人口座の開設も可能ですが、金融機関によっては審査に落ちるケースがあるため注意しましょう。

費用については、バーチャルオフィスは月額が500円程度から高くても数千円程度で安いです。レンタルオフィスの場合は、月に数万円かかる場合があります。

郵便物や宅配物の取り扱いや電話番号の貸出、貸し会議室の利用などについては、バーチャルオフィスとレンタルオフィスのいずれも対応しているケースがあります。ただし、業者によって対応していなかったり、オプションになっていたりする点に注意しましょう。

物理的な業務スペースが必要ないのであればレンタルオフィスではなくバーチャルオフィスの検討をおすすめします。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリットは以下の通りです。

  • 初期費用・ランニングコストが安い
  • すぐに利用できる
  • プライバシーを守れる
  • ブランド価値の高い住所を利用できる
  • オプションサービスが充実している

バーチャルオフィスを利用するメリットについて、それぞれ詳しく紹介します。

初期費用・ランニングコストが安い

バーチャルオフィスを利用することで起業のためにかかる初期費用やランニングコストを抑えられるのがメリットです。バーチャルオフィスは初期費用がほとんどかかりません。高くても数千円程度に抑えられます。さらに、ランニングコストとして月々の賃料が数百円から数千円程度かかります。賃貸オフィスやレンタルオフィスを借りるのと比較すれば、バーチャルオフィスの利用で大きなコスト削減につながるでしょう。

すぐに利用できる

バーチャルオフィスは契約すればすぐに利用できる点がメリットです。賃貸オフィスを利用するには事前に内覧をして、複数の物件を比較した上で検討する必要があります。バーチャルオフィスの利用は基本的に内覧が不要であり、簡単な手続きで利用できるのが特徴です。

バーチャルオフィスの申込はインターネット上で完結できる業者が多く、遠方からでも申し込めます。早ければ即日で審査が終わり、料金を支払えばすぐに住所の利用が可能です。

プライバシーを守れる

バーチャルオフィスの住所で起業することでプライバシーを守れるのがメリットです。法人化する場合、法人登記の際に本店の住所を登録しなければいけません。また、ネットショップを開業する場合は、事業者の住所を開示する必要があります。自宅の住所を公開しなければいけないケースがあり、不安を感じる人は多いです。

バーチャルオフィスを利用すれば、事業者の住所として利用できます。バーチャルオフィスの住所でネットショップを開設したり、法人登記したりすることが可能です。自宅の住所を公開するリスクを回避できるのがバーチャルオフィスのメリットといえます。

ブランド価値の高い住所を利用できる

バーチャルオフィスを利用することでブランド価値の高い住所を利用できるのがメリットです。東京都心の一等地にある賃貸オフィスを借りるとなると月々に100万円以上の賃料がかかります。バーチャルオフィスの場合は、新宿や丸の内といった都心の一等地の住所であっても、月々数百円から数千円の賃料で借りることが可能です。ブランド価値の高い住所でビジネスを始めることで信頼されやすくなります。

オプションサービスが充実している

バーチャルオフィスにはオプションサービスが充実している点がメリットです。業者の中には基本プランは最低限のもので、オプションサービスを充実しているケースがあります。この場合は、本当に必要なサービスのみを取捨選択することができ、費用を抑えられるのがメリットです。

法人登記や法人口座の開設などの手続きをサポートしてくれるバーチャルオフィスもあります。ビジネスのサポートに力を入れている業者を利用すれば、安心して起業できるでしょう。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスのデメリットは以下の通りです。

  • 許認可が取れないケースがある
  • 銀行融資で不利になるケースがある
  • 業者によっては審査が厳しい
  • ビジネスの信用度が下がる場合がある
  • 他の利用者と住所が被る場合がある

バーチャルオフィスを利用するデメリットを紹介します。

許認可が取れないケースがある

バーチャルオフィスの住所では許認可が取れないケースがあります。特定の業種では独立した専有のスペースが必要になるからです。たとえば、有料職業紹介業や人材派遣業、金融商品取引業、宅地建物取引業などはバーチャルオフィスの住所では許認可を得られません。

銀行融資で不利になるケースがある

バーチャルオフィスでは銀行融資で不利になるケースがあります。バーチャルオフィスの住所は低コストで利用できて、犯罪に利用されることもあるため、審査で厳しくチェックされることがあるからです。ただし、バーチャルオフィスを利用する事業者でも融資を得ることはできます。自己資金や事業計画などに問題がなければ、融資に通る可能性はあります。

業者によっては審査が厳しい

バーチャルオフィスの業者の中には審査の基準を厳しく設定しているケースがあります。犯罪収益移転防止法により、バーチャルオフィスの運営者には厳格な審査をすることが求められているからです。バーチャルオフィスを利用して犯罪するケースがあり、最悪の場合はバーチャルオフィスの運営者まで処罰されます。そのため、バーチャルオフィスは誰でも簡単に利用できると考えてはいけません。厳重な審査を行っている業者が増えていることを理解しましょう。

ビジネスの信用度が下がる場合がある

バーチャルオフィスの住所でビジネスをすることで信用度が下がるケースがあります。バーチャルオフィスはまだ一般的な存在ではなく、怪しまれるケースがあるからです。ただし、顧客に誠実に接して、しっかりと業務に取り組むことで、信頼を獲得することはできます。

他の利用者と住所が被る場合がある

バーチャルオフィスは他の利用者もいるため、住所が被るケースは珍しくありません。住所で検索したときに、他の個人事業主やネットショップ、企業などの名前が出てくるケースがあります。他の事業者と住所が被る可能性がある場合は、顧客に対してバーチャルオフィスを利用していることを素直に伝えると良いでしょう。隠そうとすると逆に怪しまれるケースがあります。

バーチャルオフィスを選ぶ際のポイント・注意点

バーチャルオフィス選びでは以下のポイント・注意点を意識しましょう。

  • 法人登記ができるか確認しておく
  • 同じ法人名が使われていないか確認しておく
  • 解約条件や違約金について確かめておく
  • 運営会社の実績や信頼度をチェックする

バーチャルオフィスを選ぶ際のポイントを紹介します。

法人登記ができるか確認しておく

すべてのバーチャルオフィスで法人登記できるわけではありません。中には法人登記できるプランとできないプランを用意している業者もあります。法人登記の予定があるならば、必ずバーチャルオフィスで法人登記が可能かどうか確認しておきましょう。

同じ法人名が使われていないか確認しておく

同一の住所を複数の事業者が利用するのがバーチャルオフィスです。中には、これから法人登記する予定の会社名と同じ会社がすでに利用しているケースがあります。原則として法人登記では同じ住所に同じ商号の会社を設立することはできません。あらかじめバーチャルオフィスの住所を利用している会社の名前を調べておきましょう。

解約条件や違約金について確かめておく

バーチャルオフィスを解約する際の条件や違約金について確認しておきましょう。多くの業者では、事前にバーチャルオフィスの住所をホームページなどから削除することが求められます。また、法人登記している場合は事前に登記の閉鎖や移転が必要です。

契約期間が決まっている場合は、更新月以外に解約をすると違約金が発生します。違約金の発生条件と金額を確認しておきましょう。

運営会社の実績や信頼度をチェックする

バーチャルオフィスの運営会社の実績や信頼度は大切です。これまでに実績のある業者であれば、今後もサービスを継続し、倒産する可能性は低いと判断できます。また、口コミや評判を確認して、業者の信頼度を確認しましょう。きめ細かな対応をしてくれると評判になっている業者であれば信用できます。

バーチャルオフィスに関するよくある質問

バーチャルオフィスに関するよくある質問を以下にまとめました。

  • どんな業種でも利用できますか?
  • 看板を掲げられますか?
  • どのような支払い方法がありますか?
  • 法人化する場合は個人と法人のどちらで申込をすればいいですか?

それではバーチャルオフィスについてよくある質問と回答を紹介します。

どんな業種でも利用できますか?

バーチャルオフィスはさまざまな業種の事業者が利用しています。たとえば、ECサイト運営やコンサルティング業、販売業、ITなどです。地方企業が東京支社を設立するために利用するケースもあります。

ただし、それぞれの業者ごとに特定の業種の利用を禁止しているケースは多いです。たとえば、風営法を伴うサービスやギャンブル、政治、宗教などに関わる利用は一般的に禁止されています。

看板を掲げられますか?

バーチャルオフィスの中には看板を掲げられるサービスを提供する業者があります。ビルの前に看板を掲げることで、事業者としての信頼を高めることが可能です。ただし、看板を掲示するには別途料金がかかります。

どのような支払い方法がありますか?

バーチャルオフィスの業者によって支払い方法は異なります。クレジットカード払いに対応している業者は多いです。他には、銀行振込や口座振替などで支払いができるケースもあります。あらかじめ対応している支払い方法について調べておきましょう。

法人化する場合は個人と法人のどちらで申込をすればいいですか?

バーチャルオフィスの住所で法人化したい場合は、まず個人事業主として申込をします。そして、提供された住所を用いて法人登記を行いましょう。ただし、業者によっては個人から法人へプランを変更する際に料金や手数料などが発生するケースがあります。

まとめ:バーチャルオフィスはこんな人におすすめ

バーチャルオフィスは業務を行うスペースを用意する必要がなく、できる限りコストを抑えて起業したい方におすすめできます。また、ビジネスでの信頼度を高めたい方や都心部に支社を展開したいといったケースでもおすすめです。バーチャルオフィスを上手く活用すれば、ビジネスに大きなプラスの効果を期待できます。

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